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授人以渔 我这样用好Office
2014-10-08 11:03:07   作者:admin    点击:

作为别人眼中的电脑高手,我经常会帮好友同事解决不少Office应用难题,其中不乏有人问我,你是怎样精通Office的?这看似简单的问题,远比技术类问题难回答。我也时常思索,我是怎样从一个Office菜鸟成长为所谓的 ...

作为别人眼中的电脑高手,我经常会帮好友同事解决不少Office应用难题,其中不乏有人问我,你是怎样精通Office的?这看似简单的问题,远比技术类问题难回答。我也时常思索,我是怎样从一个Office菜鸟成长为所谓的大侠的。本文就想授人以渔,将我的一些Office学习心得与大家分享,希望能给您带来帮助。 
  一、换种心态看待Office 
  战略上藐视,战术上重视,Office本质上就是一个工具,是为我们办公服务的,因此我们没有必要将其看得太高深太神秘。居高临下看待Office,我们就能把他“踩在脚下”(如图1)。 
  1.积极 
  乐于学习的人通常都有一颗积极上进的心,主动积极学习Office,全面了解Office的各项功能,以备不时之需。在遇到相关需要时,则可以为己所用。面对繁杂的任务,不少人宁可加班加点,也不愿提升自身技能,这无疑是不积极的。如果能想有一种积极的心态,保持对Office的兴趣,多掌握实用技能,让“积极”产生效益,让我们享受到积极的好处。 
  2.专一 
  可以这样说,在办公软件领域Office2013没有对手,它已经成为行业标准,很多办公软件都在模仿Office,在操作上也非常相似,因此我们只要有一颗专一的心,全面掌握了Office,那么其它相关办公软件就不在话下。 
  3.高效 
  据说80%的用户只用了Office 20%的功能,特别是Office中的Excel更是被低用了,因为很多人习惯于做重复劳动,而不去挖掘高效的操作方法。比如,Word中可以用邮件合并批量打印通知书或成绩单,但很多人宁可手动一张张打印,而不使用批量打印,这样虽然完成任务,但是非常低效。笔者的原则是:宁可花3小时研究技术,不花半小时重复劳动,追求高效,受益终生。 
  4.求新 
  大多数人墨守陈规,不肯接受新鲜事物,其实Office的每一次更新升级,都是为了提高办公效率,但是很多人不愿意接受新版Office。时至今日,笔者看到Office2003仍然占据办公软件的大半壁江山,而Office2003在十多年前就已经推出了,其功能远逊于Office2013,特别是其中的Powerpoint,新旧版本的差距更加明显,使用Powerpoint2013无疑更高效更便捷。 
  二、实用的Office学习法 
  挑战习惯,遇到问题,先尝试自己解决。我们应该抱着“用”的心态对待Office,而不是以“学”的心态对待,在“用中学”无疑是较好的一种选择。作为一名被别人称为电脑高手的Office用户,我基本上都是在使用中进行学习,循序渐进,用好Office自带的帮助文件,有时还可以准备一本系统全面的好书,供需要时查阅。 
  1、循序渐进 
  曾在一篇网文中看到,Office用户从操作上分为“新手、初级、中级、高级、专家”(如图2)。一口吃不成一个胖子,循序渐进地提升是Office新手的必由之路,我们通常会阅读入门教程,大致了解Office的基本操作和常用功能,如,新建保存文件、输入文字、设置格式、查找替换等。成为中级用户通常需要掌握所有菜单命令,而成为一名高手则需要全面掌握Office的功能,能够解决遇到的问题。专家级Office用户,不仅仅是掌握了所有功能,更关键的是灵活深入运用,能够答疑解难,属于Office高手中的高手。 
  2、用好帮助 
  一位微软的MVP说过:Office自带的帮助是最好的Office学习宝典,需要时可以随手查询。打开Office中的任一组件(如,Word2013),单击标题栏上的“?”按钮,即可打开帮助文件(如图3),在这里列举出一些常用功能的用法。 
  如果找不到所需项目,可在搜索框中输入关键字,比如我们要了解Word域方面的知识,则可以输入“域”,搜索后可以得到很多相关信息,有些是Office帮助中的,有些则来自一些经过验证的在线资料(如图4)。 
  3、选本好书 
  工作闲暇之余,我们还可以买几本系统全面的或深入应用类的图书,比如,已经达到了中级水平,可以找一些技巧类图书,以备需要时可以查阅,已经达到高级水平的,可以买一些深入应用类图书。在市面上,一些顶级Office专家都有不少个人专著,还是值得一读的。 
  三、用碎片时间充电加油 
  快节奏的工作,让很多人没有完整的时间来学习,而很多碎片时间却被白白浪费,我们应该充分利用这些时间,把刷微博、聊微信的功夫花在学习上,用碎片时间加油充电。 
  1、手机上的电子书 
  手机上的电子书阅读软件中,就有不少Office技术类资料或电子书供我们下载,比如,在手机上安装QQ阅读,然后以Word、Powerpoint为关键字进行搜索,这样就能获得相关的电子书(如图5)。 
  手机上安装“百度文库”,搜集Office技术类资料,则更加便捷(如图6),并且这些资料可以收藏保存在文库中,可以随时随地进行学习。 
  2、微信Office订阅号 
  微信上有不少Office公众号可供我们选择,关注这些公众号,就能经常获得订阅号推送的资料。打开微信后,选择“通讯录”,在“公众号”中选择“服务号”,再选择右上角的“+”按钮,用关键字进行搜索,这样就能获得一些相关的公众号,关注后就能获得大量的资料(如图7)。 
  四、网络是最耐心的“老师” 
  求人不如求己,网络上就有不少“视频老师”,请教别人之前先到网络上搜索,不少问题是共性的,说不定别人早就提问并有了解决方法。 
  1、借助视频网站学习 
  现在有不少网站提供了视频教程,通过手把手演示,我们跟着操作即可学习,这些教程通过搜索就可以找到。网易的云课堂也提供了不少精品Office课程(如图8),网址http://url.cn/NjtLLX,有兴趣的朋友可以去看看。 
  2、善用网络答疑解难 
  不少人遇到问题的第一反应就是请教别人,笔者就经常接到求教电话,其中不少问题都很简单,有些甚至我曾经解答过。其实大多数问题是共性的,在网络上可以找到答案。通常我们可以通过百度搜索、论坛发帖、加QQ群等方法从网络中获取营养。 
  3、分享是提高的途径 
  帮别人解决问题是提高的好途径之一。很多高手就是在摸索解决问题中提高的,其实学习就应该带着问题,这样才能提高学习效率,漫无目的的学习容易乏味疲倦,而且低效费时。闲暇之余,可以逛逛论坛、百度贴吧、新浪爱问等,帮别人解决问题,这样既提高了自己,也帮助了别人,一举两得,何乐而不为呢。

来自《电脑迷》

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